2022秋季开学留学生必看英文邮件写作攻略

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对留学生来说，写英文邮件就像家常便饭，必须随手能写出一封比较易懂专业的邮件。当你决定出国留学的那一刻，你就必须掌握这项技能：英文邮件！不过你知道一封内容清晰、语言得体的英文邮件怎么写吗？

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1、格式

一封邮件 = 主题 + 称呼 + 正文 + 落款

一封正式邮件，主题、称谓、正文、结尾和落款这几大部分缺一不可，这个是极为关键的注意事项。

注意:

①分段，每段话1-2句即可。一段话只说一件事，如果有多个问题，可以用bullet point或者数字编号。

②标重点，重要内容可以用黑体标出来。不要使用其他颜色标注，在英国其他颜色标注方式并不常见。

③空格，一段话的开头不用空格，段和段之间空一行。

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2、主 题

因为教授每天都要接收大量邮件，所以说明来意，必要时附上个人信息，例如student number。

有些固定性质的邮件比如简历、作业等会有要求主题怎样写，一般要包括身份信息。另外的邮件要提取你所写邮件的关键信息，让收到邮件的人知道这封邮件大致关于什么，以及紧急程度是怎样的。

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收到邮件后最先看到的就是邮件主题，所以一个标题是否能吸引到收件人很重要，特别是当收件人的邮箱内有很多邮件的时候。

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当交作业给教授时，邮件标题最好是你的名字-任务名称;不要用文档题目替代邮件标题，教授在收件箱里很难一眼看出你的邮件主题是什么，可能就会跳过或者当成垃圾邮件误删。

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3、称呼

可以直接用对方的正式头衔。假如你的教授是个Ph.D，那就要以Dr. XX来称呼，假如你并不知道TA是否是个Ph.D.，那就直接用 Prof. XX。前面加Dear/Hello/ Hi都可以。

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4、正文

Title 称呼

确认姓、名：确认好你的收件人的姓和名，是你发邮件之前务必要清楚的事情。

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收件人与抄送人：

如果一封邮件需要发给好几个收件人，我们可以在一封邮件里加入多个收件人和抄送人。这样，收件人可以回复所有人（Reply to All），方便沟通。

“收件人”（To）和“抄送人”（CC）是有区别的。收件人是最重要的，你期待他们回复这封邮件。抄送人是邮件内容的相关者，他们不一定要回复，知道这个事情就行。

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Greetings 问候

问候的内容不需要太多，仅是开头一句就可以了。邮件的目的是沟通，用尽可能少的字说清楚最好。关于英文邮件开头问候语及感谢教授邮件模板。

Self-introduction 自我介绍

简洁明了的自我介绍能让收件人对你有个好印象。每个教授会面对很多的学生，尤其是平常没有交流过、对你不熟悉的教授，在开篇需要进行一个简单的自我介绍，通常是名字+年级+课程编号。

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Intention 目的

邮件内容越简单、直接了当越好，不必过多的交代前因后果，直接标明邮件的目的，语气诚恳即可，另外邮件最好不要超过5段。

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Body 邮件内容

邮件需要注意自己的语态是否符合谦虚礼貌的要求，不使用I want/I must这类语气强烈的表达。除了日常邮件，在正式邮件中还要避免使用俚语、表情包和缩写。

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End 结尾

英文邮件的结尾套路都蛮固定的，常见的结尾套路主要有下面几种：

答疑解惑型：

Let me know if you have any questions or concerns.

If you have any questions, please feel free to reach out.

希望早点回复型：

We are looking forward to hearing from you.

We trust you will share us with feedback at your earliest.

保持联络型:

I will keep you posted.

I will keep you updated.

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Sign 落款

落款用语+自己姓名，自己姓名另起一行。同理，这两段的开头不用空格。

正式一点的可以写：

Yours sincerely/Yours faithfully/

Sincerely/Faithfully/Respectfully/

也可以写：

Best wishes/Best regards/

Take care/All the best

Tips：邮件是不能撤回的，所以在发送前一定要仔细、认真检查一遍，有没有语法错误、附件是否有粘贴、邮件主题有没有写等，确认无误之后再发送，一定要谨记哟~

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